Processkarta: så gör du en och får den läst

Vad en processkarta ska visa

En processkarta svarar på fyra frågor om ett arbete: vad startar det, vilka steg följer efter varandra, vem gör varje steg och vad händer när något avviker. Kan en kollega som inte har gjort arbetet förut läsa kartan och svara på de fyra frågorna har kartan gjort sitt jobb.

Det låter enkelt, men de flesta kartor som ingen använder saknar just det sista: avvikelserna. Kartan visar den lyckliga vägen, medan det som gör arbetet svårt är vad som händer när fakturan inte stämmer, när godkännaren är sjuk eller när kunden ångrar sig.

Exempel: godkänna en leverantörsfaktura

Kartan nedan är ett exempel i tre banor. Varje bana är en roll, och pilarna visar i vilken ordning arbetet går mellan rollerna. Den är ritad som illustration och är inte en kundkarta.

Läs kartan från vänster till höger. Ekonomiassistenten registrerar fakturan, och attestanten kontrollerar att den stämmer med beställningen. Stämmer den går den vidare till attest och därefter till ekonomichefen som godkänner betalningen. Stämmer den inte går arbetet tillbaka till ekonomiassistenten, som kontaktar leverantören. Båda utfallen vid beslutet syns på kartan, och det syns också var arbetet byter hand, eftersom pilen korsar en banlinje. Det är de överlämningarna som är värda att titta extra noga på när du granskar en karta, eftersom det är där ansvaret lätt blir otydligt.

Så gör du en processkarta, steg för steg

1. Välj en process och avgränsa den

Välj en process som någon faktiskt frågar om, till exempel hur man attesterar en faktura, hur en ny medarbetare tas emot eller hur en reklamation hanteras. Skriv en mening om var processen börjar och var den slutar. En karta som försöker rymma hela verksamheten blir för stor för att läsas. Ligger det mycket i ett steg kan du länka det som en egen delprocess i stället.

2. Lista stegen i den ordning de sker

Skriv stegen som korta verb: "Registrera fakturan", "Kontrollera mot beställningen", "Attestera". Ett steg ska vara något en person gör, inte ett tillstånd. Stämmer ordningen inte med verkligheten får du reda på det först när någon läser kartan, så fråga den som gör arbetet i stället för att utgå från hur det borde gå till.

3. Sätt en roll på varje steg

Använd rollen, inte personens namn. "Ekonomiansvarig" finns kvar när personen byter jobb, medan ett namn gör kartan inaktuell. Hamnar många steg hos en och samma roll är det ofta en signal om att arbetet hänger på en person.

4. Rita beslut med två vägar ut

Varje beslut ska ha minst två utgångar med tydlig text, till exempel "Stämmer" och "Stämmer inte". Ett beslut med bara en pil är en lucka i processen. Skriv också vad som händer på avvikelsevägen, och inte bara att den finns.

5. Låt någon som kan arbetet läsa kartan

En karta som bara den som ritade den har läst är en gissning. Be den som gör arbetet gå igenom kartan steg för steg och säga var den inte stämmer. Lägg ändringarna in direkt, medan de är färska.

Vanliga misstag

• För många detaljer. Varje knapptryckning blir ett steg och kartan går inte att läsa. Håll stegen på den nivå som en ny kollega behöver.
• Pilar som korsar varandra. Ordna stegen så att arbetet går åt ett håll. Korsande pilar döljer var processen går.
• Ingen avvikelsehantering. Kartan beskriver bara när allt går bra.
• Namn i stället för roller. Kartan är inaktuell nästa gång någon byter jobb.
• Ingen ägare. Någon ska ansvara för att kartan hålls aktuell, annars slutar den stämma.
• Kartan ligger där ingen hittar den. En karta som ligger i en mapp som ingen öppnar har ingen effekt. Samla de godkända kartorna på ett ställe där alla kan läsa dem.

Så ritar du processkartan i Swimloop

Du kan rita kartan för hand i editorn, och du kan låta AI:n rita den åt dig. Beskriver du rutinen med vanlig text i dialogen Generera diagram med AI ritar Swimloop en processkarta ur beskrivningen. Du kan välja bland flera diagramtyper, till exempel swimlane-diagram, flödesschema och processkedja, och skriva på svenska eller engelska. Att generera en karta kostar 1 AI-kredit.

Har ni redan rutinen i ett dokument kan du i Pro ladda upp en PDF, ett Word-dokument, en textfil eller en bild, och låta Swimloop bygga kartan ur dokumentet. Beskriver dokumentet flera flöden väljer du vilka som ska ritas.

AI:n känner inte till hur just ert företag arbetar. Kartan blir därför bara så bra som beskrivningen, och du bör alltid kontrollera att varje steg finns, att rätt roll gör rätt steg och att varje beslut har två vägar ut. Mer om hur du skriver beskrivningen finns i artikeln AI-processkarta: så beskriver du en process och får en karta.

AI-ritade kartor har tydligare pilar än tidigare: beslutsgrenar lämnar beslutet på varsin sida, och pilarna möter beslut och cirklar i spetsen. Nya processkartor använder Swimloops gröna färger.

Från karta till något som används

En färdig karta gör nytta först när kollegorna läser den.

• Granskning och godkännande. Du skickar kartan för granskning, en godkännare godkänner och publicerar den. Automatisk kvalitetskontroll stoppar fel i processen före granskning, godkännande och publicering.
• Processbiblioteket. Den publicerade versionen finns i Processbiblioteket, där läsaren ser vem som ansvarar för varje steg och vilka dokument som hör till processen. Biblioteket visar den publicerade versionen, aldrig ett utkast.
• Delningslänk. Du kan dela en karta på en länk som mottagaren öppnar utan konto.
• Export. En karta kan exporteras till PNG, SVG, .drawio, CSV, Excel, PowerPoint och BPMN 2.0. PNG och .drawio finns i gratisnivån; SVG, CSV, Excel, PowerPoint och BPMN ingår i Pro.
• Versioner. Versionsjämförelsen visar vad som ändrats på stegnivå: tillagda, borttagna och ändrade steg, kopplingar och roller.

Vill du läsa mer om vägen från rutin till karta finns två genomgångar: Processkartläggning: så går du från en rutin till en karta och Dokumentera processer: så får du rutinerna ur huvudet och in i en karta.

Processkarta eller flödesschema?

Ett flödesschema visar stegen och besluten i ordning, och det räcker när en person gör hela arbetet. När flera roller är inblandade är en processkarta med banor tydligare, eftersom varje roll får en egen bana och överlämningarna syns som pilar som korsar en banlinje. Det är vid överlämningarna det oftast går fel: någon trodde att någon annan skulle göra nästa steg. Swimloop kan rita båda typerna.

Prova Swimloop

Nya konton får 14 dagar med full Pro utan kort, och ingenting debiteras under provperioden. Gör din första processkarta med AI, eller rita den för hand.