Processkartläggning är arbetet att ta reda på hur ett arbete faktiskt går till och rita upp det som en karta. Resultatet är en processkarta: steg i ordning, vem som gör vad och var det finns ett beslut. Kartan gör det möjligt att prata om arbetssättet, förbättra det och lära upp någon ny.
Så går en processkartläggning till
- Välj en process. Börja med en rutin som är avgränsad, till exempel hur en reklamation tas emot eller hur en ny medarbetare får sin utrustning. Sätt ett tydligt start och ett tydligt slut.
- Prata med den som gör jobbet. Rutinen som står i en pärm är ofta inte den som används. Fråga den som utför arbetet vad som händer, i vilken ordning och vad som händer när något avviker.
- Skriv ner stegen och rollerna. Ett steg är en handling med en ansvarig roll. Notera också de ställen där någon annan tar över.
- Rita kartan. Lägg stegen i ordning, markera besluten och låt varje roll ha en egen bana om överlämningarna är viktiga.
- Granska med dem som kan arbetet. Först när de känner igen sig i kartan är den en beskrivning av hur ni arbetar.
- Spara den gällande versionen och håll den uppdaterad. En karta som ingen läser eller ändrar blir snabbt fel.
Vanliga fallgropar
- För stor process. Dela upp i delprocesser i stället för en enda karta med alldeles för många steg.
- Ideal i stället för verklighet. Kartlägg det som sker, inte det som borde ske. Förbättringar kommer efteråt.
- Ingen ansvarig. En karta utan ansvarig för varje steg går inte att följa upp.
Processkartläggning i Swimloop
I Swimloop kan du ta flera genvägar i arbetet med att beskriva och rita. Du kan beskriva rutinen i fritext i dialogen Generera diagram med AI, så ritar Swimloop processkartan åt dig. Finns rutinen redan som dokument kan du i Pro ladda upp en PDF, ett Word-dokument, en textfil eller en bild, och Swimloop bygger kartan ur dokumentet. Gå igenom kartan med dem som kan arbetet. Kollegor kan lämna en synpunkt på kartan, gärna kopplad till ett steg. När kartan är klar skickas den för granskning, och en godkännare kan godkänna och publicera den. Biblioteket visar den publicerade versionen, aldrig ett utkast. Ändrar du kartan senare visar versionsjämförelsen vad som har ändrats, steg för steg.
Prova
Nya konton får 14 dagar med full Pro utan kort, och ingenting debiteras under provperioden. Konto skapas på https://app.swimloop.tech.