Ett processbibliotek är det ställe där ett företags godkända processer finns samlade, så att alla kan läsa hur arbetet ska gå till. Det som står där är den version som gäller: utkast och halvfärdiga ändringar syns inte. Processbiblioteket är sista steget i processstyrning, efter att en process har kartlagts, granskats och godkänts.
Varför ett processbibliotek behövs
De flesta företag har sina rutiner någonstans redan: i Word-dokument, på intranätet, i en mapp som en person vet om. Problemet är sällan att rutinen saknas. Problemet är att ingen vet vilken version som gäller, eller var den ligger. Ett processbibliotek löser det på tre sätt:
- En plats. Alla letar på samma ställe.
- En version. Det som visas är den godkända versionen, inte det någon håller på att ändra.
- En väg tillbaka. Den som ser att något inte stämmer kan säga till, och processägaren ser det.
Processstyrning, ledningssystem och ISO 9001
För företag som har ett ledningssystem enligt ISO 9001 är det här ett krav, inte bara en fördel. Standarden kräver att dokumenterad information är tillgänglig där och när den behövs, och att den är skyddad mot oavsiktliga ändringar. Med andra ord: medarbetarna ska kunna läsa den gällande rutinen, och den ska inte ändras i smyg. Ett processbibliotek är ett enkelt sätt att visa det. Processerna finns på ett ställe, var och en har en ansvarig, och det syns vilken version som är godkänd.
Processbibliotek i Swimloop
I Swimloop är Processbiblioteket en del av appen. Det fungerar så här:
- Kartlägg. Du ritar processen eller låter AI göra en processkarta av en beskrivning eller ett dokument.
- Granska och godkänn. Processen skickas för granskning, och en godkännare godkänner den.
- Publicera. Den godkända versionen publiceras i Processbiblioteket. Den som läser ser den publicerade versionen, steg för steg, med vem som ansvarar för varje steg och de dokument som hör till. Ett steg som har en egen delprocess går att klicka in i, så att läsaren kan följa processen ner i detalj. Den som ser något som inte stämmer lämnar en synpunkt direkt i processen. Läsare är gratis. Den som bara läser Processbiblioteket behöver ingen licens. Licens behövs för den som kartlägger, granskar och godkänner. Arbetsytan bestämmer vem som läser. Varje arbetsyta har en inställning för om hela företaget får läsa dess publicerade processer. För arbetsytor som bara medlemmarna ska se, som HR eller ledning, stänger du av den.
Kom igång
Skapa ett konto på app.swimloop.tech, kartlägg en första process och publicera den. Läs mer om hur Swimloop fungerar på swimloop.tech.